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會議主持技巧

 蔡教授現任國立台北教育大學副校長，對教育現場非常熟悉，講解會議主持非常精采，讓大家對會議有了基本認識。會議的功能，在於資源整合、激發創意、增進溝通、明確分工、提振士氣，而學校會議的類型常見的有校務會議、主管會議、課發會議、校評會議、考績會議、教學研究會議及協調會等，所以如何提高會議的效率和主持的技巧，正是校長必備的功夫。

首先，老師拋出幾個問題請學員深思：

1. 每天有開不完大大小小的會議，真的需要這樣多的會議嗎？整天忙著開會真有其必要？會議多得真的讓人沒有時間做事情…
2. 在雙方意見有衝突的時候，主席應該扮演怎樣的角色，尤其在劍拔弩張的氣氛下該怎樣處理？
3. 會而不議，議而不決的會議，讓每次的會議議事效率低落，問題何在？
4. 開會的成員不是不講話，就是話太多，到底這是會議參加人員沒有開會的技巧的認知還是主席的責任？

現將課程重點整理如下：

1. 會議前的準備：為什麼開會（WHY）、談些什麼（WHAT）、在哪裡開會（WHERE）、何時開會（WHEN）、哪些人開會（WHO）、如何進行（HOW）
2. 主席要有冷靜、專心、客觀、忍耐、智慧、民主、果斷、明確的特質，並懂得擔任主席的任務
3. 檢核會議記錄及簽名，並發予與會人員
4. 會後追蹤與執行，執行完畢。

蔡副校長並教準校長會議管理的原則，諸如：

1. 準備原則：想要經營成功的會議，必須要有周全的會前準備工作。很多會議往往因為缺乏完整的會前準備工作，才導致低品質的討論過程。會前準備工作的作用有四點：1.遴選最恰當的討論方式2.使與會者能對討論有清楚的方向可循3.清楚地告知與會者應有何種的行為表現4.節省時間與減少衝突。
2. 效率原則：依組織活動，會前有周全準備，會中提供支持性環境，會後追蹤評鑑。
3. 目標原則：依組織目標，制訂組織有關會議制度，依據其處理基準，統一運用，使組織完整化，以達成組織預期目標。
4. 投資報酬原則：依組織資源，若不召開而有其他選擇，或除法令必須召開者外，以求取最大投資報酬率。
5. 議事平等原則：依據議事原理與議事原則。強調對事不對人，什麼是對的比誰是對的更重要。

總之，會議是我們工作中一項較難、成本較高的溝通活動。它的確能夠達到很多功能，多數人也都承認它的重要，但是，我們卻經常可見：人們對會議缺乏認知，忽視了它的技巧或應有規範，以致於大多數的會議都出現了令人慚愧的效率。開會，是一種解決問題的有效行為，是達成學校教學目標的有效途徑，但必須要增加會議的議事效率，以免浪費時間和精力，徒勞無功。