使用線上公文的實務經驗-收文到送歸檔處理的所有經過的流程
宜蘭縣復興國中 陳信宏老師
由於兼任行政業務，我們學校今年開始推線上公文，將使用線上公文的實務經驗，分享給大家，先寫收文到送歸檔處理的所有經過的流程，下一篇再寫創稿/創簽。使用步驟如下：從總收文分文給承辦人後,先看公文內容是否屬於自己承辦的業務→是→開始處理公文(否→退回總收文，改分文)→先寫擬承辦意見→關閉視窗→決行註記→要參考自己業務的編碼→寫上編碼→再進入線上公文閱覽的畫面→確定擬承辦意見→是否敬會各處室(如果要敬會的人員不是兼任行政職務，沒有電子憑證，建議改成紙本呈送公文，目前線上公文跟紙本公文兩種是並存的)(另外提醒一下這裡操作要小心，一定要選承辦人姓名，不能選到處室名稱，我曾經選到處室名稱，線上公文就會變成沒有人收到，公文就沒法完成。若不小心選到，就要請你的上一層長官登入，使用「送件抽回」的功能，將公文抽回)→上陳長官→等長官決行→送歸檔。以下是操作畫面，一步一步：
讀卡機的安裝，在這一篇文章中並不說明。
1. 員工業務網登入
2.輸入文書組當初請您自行設定的帳號，密碼，記得三個月換一次密碼，資訊比較安全。
3.選「業務處理」
4.選「新版公文系統」
5.進入線上公文畫面。
6.按下「明細」，可以看到自己的公文文號、是否決行、主旨、限辦日期等等。
7.按「公文文號」，可以看公文內容，判斷是否屬於自己承辦的公文。為了節省時間，可以先寫承辦意見，按下「存檔」。
8.若不是，請按下右上角「關閉視窗」，回到公文首頁，將這份公文「選取」打勾，退總收文改分文。
9.退總收文的畫面，可以寫上意見，或改分何處室，方便總收文作業。
10.如果確定是自己承辦的公文，就將「公文文號」「選取」，進行決行註記，要參考自己業務的編碼，才能填的正確，是4個阿拉伯數字。
11.決行註記的畫面如下：
12. .決行註記成功的畫面。
13.再進入線上公文，點選公文文號。
14.之前已經節省時間，先看公文並且已經寫好承辦意見。
15.是否敬會各處室(如果要敬會的人員不是兼任行政職務，沒有電子憑證，建議改成紙本呈送公文，目前線上公文跟紙本公文兩種是並存的)
16.需要敬會各處室時，按下上方的「瀏覽/設定流程」。
17.是否敬會各處室(這裡操作要小心，一定要選承辦人姓名，不能選到處室名稱，我曾經選到處室名稱，線上公文就會變成沒有人收到，公文就沒法完成。若不小心選到，就要到請你的上一層長官登入，使用送件抽回的功能，將公文抽回)
18.開始選敬會處室的人名
19.設定完成的畫面。
20.準備IC自然人憑證，插入IC讀卡機。
21.按「上陳長官」
22.若無插IC卡，會出現這樣的畫面，趕緊插入IC卡。
22.輸入自己的自然人憑證密碼，預設值是生日6碼。
23.會出現附件也要看的提示畫面。
24.上陳長官完成。
25.等機關的最高長官(例如：校長)決行完，會出現紅色「決」的畫面。
26.再次進入線上公文，看一下長官的意見。
27.送歸檔，這樣就完成。