【時間管理】、

如何做好時間管理

一、前言-時間管理的重要性

時間的重要性,是現今忙碌的社會中,人人都知道的,然而,它卻很難掌控、駕馭,有人甚而不知該如何運用它。隨著高科技時代的來臨,許多事情似乎有著精密機械的協助,理所當然的時間應該是充足的,疏不知隨著時代的進步,完成一件事情的困難度也隨之增加,在商業社會中,時間的運用是錙銖必較,不管是哪個領域,最令人頭痛就是時間不足的困擾。

時間到底是什麼呢?遠古至今,人們總是談論著它,在人類智慧的累積下,終於發明了時鐘來感受它,實質上我們似乎控制它了,實際卻不然,它總是偷偷在我們的手中溜走,當我們驚覺時,只徒留滿腔的後悔與悔恨,它能吞噬所有的卑小之物,卻也能賦予生命的壯大。

對於時間短暫與飛逝的看法,是任何人都有感而發的,也因此,在忙碌的社會中,時間管理的重要,從坊間書籍的陳列,不難看出大家的重視,尤其是在企業界中,為了求取成功,人們知道時間管理的重要性,對於時間的意識感是逐漸增強,甚至不惜研究與精算它,就像義大利經濟學家Vilfredo Pareto運用所謂的八十/二十原則來計算它,迫使人們達到有效的管理;Britton Glynn1989)以心理時間管理系統(mental time management system)為探討時間管理行為的運用。

在忙碌的社會中,想必任何人都有此一段經驗,一天的忙碌下,似乎完成了許多事情,但仔細回想卻又不清楚自己完成了什麼,時間不知被什麼給填滿了,留下的是心中莫名的空虛感,我想這必定是許多人的感受吧!

為了讓大家能具體的體認時間的重要性,可歸納出時間的幾項特點:時間是不可回溯、無法暫停,不能買賣也無法替代,更缺乏彈性空間,簡而言之,它是一項重要的資源,無法再生,不管貧者、富者都能享用到,卻無法永久抓住它,人們所能做到的─有效的管理它。的確,從許多的格言中:「時間是世間最短缺的資源,除非善加管理,否則一事無成。」(P. Durker,1994)「如果你珍惜你的生命,就應該珍惜你的時間,因為時間是構成生命的原素。」(Franklin),便能深刻的體認到。

二、時間管理的定義,可粗分為以下幾項:

(一)時間管理的意義在於計畫時間、做好確定目標、自我管理的工作,減少浪費時間的因素,使時間經濟效益發揮到最大。(彭錦鵬,1993)

(二)要管理時間是不可能的,因為無論如何測量或描述時間,時間總是依據固

定的速率消失。(Taylor)

(三)時間管理的正確含意是指面對時間,進行自我管理。(許銘欽,1998)

(四)時間管理是在一定的時間內獲得最滿意的工作成果。(井上富雄,1989)

綜其所述,社會工作管理,更是需要利用這些特性,尤其,社工員在組織中的工作量是龐大的,好的時間管理,除了可以有效能的發揮所長外,更節省人力成本,在組織目標的運作上,成效是顯著的,它的優點是大家所認可的,其中歸納的原因可列出以下幾項:

()有效時間管理可減輕工作壓力:掌握有效的時間管理策略,除了能避免時間截止時所帶來的壓力,能提早完成工作,不造成緊張與不安感。

()有效時間管理可思考工作計畫:有效的時間管理,使領導者與成員可獲致充裕的時間回顧與評鑑,進行下一步計畫之安排與思考,探求其改善與努力的方向。

()有效時間管理可提高組織效能:有效的時間管理可使領導者與成員在工作時 間內獲致更多的「空白時間」,來從事重要但不緊急的事務,進而提升組織效能。

() 有效時間管理可促進目標達成:這是許多領導者最重要的目的,為了讓組織的目標能快速的達成,有效率的完成組織的使命。

只是時間要如何管理呢?它不是難以掌控與捉摸,我們該如何有效率的運用它。以下,我們將介紹時間的管理秘訣;人們對於時間的迷思以及如何克服人們的拖延習性著手,讓大家能不再為時間的流逝困擾。

三、時間管理的迷思

在時間上也常常會出現一些時間迷思。例如:

(一)我們的時間永遠不夠用。

(二)授權可以節省時間(所託得人才會有效果)。

(三)在最短的時間還完成工作是最好的時間管理者。

(四)效率取代了效能,只知 do the thing right,而非 do the right thing

(五)只要去做,就會有績效。

(六)每天累慘才是工作有績效的同義詞。

(七)推遲會提高決策品質與績效。

(八)電話可以是我們節省時間最好的工具。

四、策略性的目標設定

(一)立定標竿、全力以赴:譬如射標,一定要有一個靶,才會射中標的。同樣地,人生若沒有目標,只會任由環境影響,而非自己影響環境。根據耶魯大學研究,只有3% 的學生為自己訂下目標,而其他的學生則沒有。經過長時間的研究指出,當初有訂下目標的3%學生,其成就遠超過其餘97%學生的總和。

(二)一般人不願為自己設定目標的三個原因:

1)恐懼:怕萬一達不到怎麼辦?會有失敗感

2)無此意願:為何要設定目標,每天過得好好的就可以了

3)誤將行動當成就:每天忙來忙去,好像很有成就感。其實行動不等於成就,有結果才算有成就,所以一定要設定成就目標。

(三)目標設定原則:

1)目標要具體,例如「我想要升教授、當主任、得到碩士學位」等

2)目標必須是可衡量的

3)目標是可能實現的

4)目標是切合實際的

5)一定要設定時間表。

(四)耶魯大學提出的目標設定七步驟:

1)先擬出您期望達到的目標

2)列出好處:您達到這目標有什麼好處?譬如您有一個目標想買房子,列出買房子對您有那些好處

3)列出可能的障礙點:您要達到此目標之障礙,可能是錢不夠、能力不夠等,一一列舉

4)列出所需資訊:思索需要那些知識、協助、訓練等

5)列出尋求支持的對象:一般而言,很難靠自己一個人即能達到目標,所以應將尋求支持的對象亦一併列出

6)訂定行動計畫:一定要有一個行動計畫

7)訂定達成目標的期限。

(五)立定標竿的四個步驟:

1)消除恐懼:不要擔心失敗,立定目標是必須的

2)認同每個人一定要有「目標」這個想法

3)完成耶魯大學七步驟

4)堅持目標:若不堅持,任由挫折、打擊所擺佈因而放棄,則永遠達不到預定的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、決不放棄,才會成功地達到目標,例如愛迪生不斷地嘗試及堅持,終於達成目標。

(六)目標管理:一個人需要在三方面設定目標:(1)個人和家庭:這是您生活的誘因;(2)職業生涯和財務目標:這是您的方法;(3)個人發展和專業發展:這是您的成果。

(七)目標設定的步驟:

1)寫下目標:通常用想的還是不夠,一定要寫下您的目標,才能加深印象,進入我們的潛意識

2)設定優先順序:目標可能有很多,一定要排定其優先順序

3)擬定計畫:依據目標之優先順序擬定計畫

4)對計畫設定優先等級和先後順序

5)排定時程表

6)確實做、馬上做。

(八)策略性的目標設定:

1)您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標:甚至於想好將來自己的墓碑上要刻那些字,這是一生的目標

2)除掉障礙

3)尋求合作

4)充實知識

5)決定關鍵步驟

6)人類因夢想而偉大:作偉大的夢、並使它們實現

7)每天早上重寫一遍您的目標 ,每天晚上審查這些目標:每天如此做,這樣才會進到我們的潛意識。

五、如何決定優先順序

(1)每個人每天都有非常多的事情要做,為有效做好時間管理一定要設定其優先次序;會設定優先次序是快速晉昇職位者的人格特質

(2)根據柏拉度80 / 20 定律:在日常工作中,有20%之事情可決定80%的成果

(3)目標須與人生、事業之價值觀相互符合,如此才不致浪費力氣

(4)發展專長,從事高價值的活動:無益身心之低價值活動,會腐蝕我們的精力與精神儘量不要去做

(5)要設定優先順序,將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類,一般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事,但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事,整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事,例如讀書、進修等,若您不優先去做,則您人生遠大的目標將不易達成。

◎優先次序等級設定說明表

優先次序說明

優先性A:最優先項目既重要且緊急的事情(必須做的事情)

優先性B:次優先項目重要但並不緊急的事情(應該要做的事情)

優先性C:低優先項目對重要目標之達成僅有些微貢獻的事情(量力而為的事情)

優先性D:優先性最後項目既不重要也不緊急(可以委託別人去做的事情)

六、克服拖延的時間習慣

(一)你有拖延的惡習嗎?

  請仔細斟酌以下每一個言述,假如你對該言述極為同意,則在言述前之括弧內填上A;假如你對該言述略為同意,則填上B;假如你對該言述略為不同意,則填上C;假如你對該言述極為不同意,則填上D

( )1.為了避免對棘手的難題採取行動,我於是乎製造理由並尋找藉口。( )2.為令困難的工作能被執行,對執行者下壓力是必要的。( )3.我採取折衷辦法以避免或延緩困難的工作之處理。( )4.我遭遇太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。( )5.當被迫從事一項不愉快的決策時,我避免直截了當的答覆。( )6.我對重要的行動計畫的追蹤工作不予理會。( )7.我試圖令他人為我執行不愉快的工作。( )8.我將重要的工作安排在下午處理,或者攜回家裡,以便在夜晚或週末處理它。( )9.我過份疲勞(或過份緊張,或過份洩氣,或太受掣肘),以致無法處理我所面對的困難任務。( )10.在著手處理一件艱難的任務之前,我喜歡清除桌上每一個物件。

(二)拖延的藉口一覽表

拖延的藉口質疑

1.它太令人感到不愉快!.這種不愉快的感覺會因時間之推移而消失嗎?.你有沒有想過「長痛不如短痛」的道理?

2.期限未到,急什麼?.正因為期限未到,所以你所面對的是「機會」而非「問題」。你想讓「機會」轉變為「問題」嗎?.你想成為役人者(役物者)還是役於人者(役於物者)?

3.我在壓力下工作績效較佳!.為何要承受別人所施加的壓力,而不為自己創造壓力以提升工作績效?.為何不為自己預留餘地以應付意外事件?

4.不理它也許就沒事!.萬一出事怎麼辦?

5.它很難!.你沒有做過困難的事嗎?.拖延就可以降低難度嗎?.處理難度越高的事所產生的成就感不也越大嗎?

6.我現在沒心情做這件事!.你願意成為自己情緒的俘虜嗎?.會不會因為你不做所以才沒有心情做?

7.儘管它很重要,但不急啊!.難道你不知道要先做及多做重要的事才會擴大成就?.難道凡事都要等急的時候才做?

8.假如我不急著做,搞不好會有別人拿去做!.你不覺得這樣會損及你的形象及自尊嗎?

9.目前我很忙,勻不出時間做那件事!.你有沒有比較過你手頭上的正在忙的事重要呢?還是那件事重要?

10.這件事可能行不通!.你想不想知道它是否行得通?只有動手去做才能獲得答案!

11.我要先將辦公桌收拾乾淨!.為何不等到辦完事之後再進行收拾工作?

12.茲事體大,我怎麼貿然採取行動?.正因為茲事體大,所以更不應錯失採取行動之機會。這一點你想過沒有?

13.若我現在就做,做妥後還會接到更多的事做!.你已處於坐以待「幣」的狀態嗎?

14.在開動之前,我想先休息一下!.為何不將次序倒轉一下,讓休息成為做妥工作之報償?

15.從下個月起開始戒煙!.你的意志力未免太薄弱了!?.你為何不打鐵趁熱?

(三)克服拖延的方法

  導致管理者採取拖延作風的事端,大致可分為三類:第一、不愉快的事;第二、困難的事;第三、含重大決策的事。至於克服拖延的方法,常用的有四種:1.各個擊破法;2.平衡表法;3.思維方式改變法;以及4.避免過份追求盡善盡美法。前三種方法適用於對抗因不愉快的事或困難的事而導致的拖延,最後一種方法則適用於對抗因重大決策而導致的拖延。茲將這四種方法闡釋如下:

1. 各個擊破法:

這種方法有時被比喻為「香腸切片法」( Salami technique)Salami原是義大利香腸,在切片之前因它巨有無比其貌不揚,故有令人難以下嚥之感覺。但在切成薄片之後,因形狀及色調改變而頗能引起食慾。令人不愉快或令人感到困難的事,若能照樣地細分為許多件小事,且每次只處理其中的一件,則這種事情的處理將不致於令人反胃。例如一通令人感到尷尬的電話,倘若需要回覆,則可用書面列出以下的行動步驟,而循序予以處理:

1)查出受話者之電話號碼並寫下來。

2)決定何時打電話。

3)翻查有關資料並檢討全面情況。

4)決定到底在電話中應怎麼說。

5)撥電話。

  假如事情本身頗為艱鉅,則遂行之步驟可能更多。採取各個擊破法以對付拖延的作風時,有兩點必須特別加以注意:第一、每一個行動步驟都要非常簡單,而且很快即可做妥─可能的話,應令每一個步驟在幾分鐘之內能處理完竣。第二、每一個行動步驟都必須以書面列明,因為假如不這樣做,則可能永遠不會針對拖延的事情採取行動。

2. 平衡表法:

這也是一種書面分析法。在紙的左邊列出拖延的理由,在紙的右邊則列出辦妥拖延的事情的潛在好處。結果,通常都很出人意外的是:右邊也許只有一、兩個情緒上的藉口,諸如「可能導致尷尬的局面」、「可能令我感到厭煩」等;右邊則有許多好處,其中的一項可能是「將討厭的事作好,輕鬆了許多」。平衡表法足以令有拖延惡習的人,在冷漠與逃避的心態中覺醒,並面對現實。

3. 思維方式改變法:

拖延可以說是,深植於內心的一種思維方式所造成的結果。這種思維方式是這樣的:

  「這種任務必須履行,但是它令人感到不愉快,因此我將儘量予以拖延。」

  倘若我們能將以上之思維方式改為:

  「這種任務是令人感到不愉快的,但是它必須被履行,因此我將立即做完它以便儘早忘掉它。」

  則拖延之惡習將可望獲致矯正。

4. 避免過份追求盡善盡美法:

由於「真、善、美」在我們的價值尺度中向來被視為一種圭臬,因此在制定決策時我們往往趨於過份小心、過份理想化,以致要到資訊齊全或有確切把握時才敢採取行動。這說明了何以管理者一遇重大事件便會猶豫不決,也說明了何以求好心切的作家老是無法寫完書的第一章。對那些因過份追求完美而遲疑不決的管理者來說,底下兩劑藥方相信是有益的:第一、決策環境本身非具風險性,則是具不確定性,因此想獲致完備的決策資訊是不可能的。基於此,管理者應在已蒐集關鍵性資訊的第一時間(亦即進一步獲得的資訊所產生的好處不大時),立刻下定決策。第二、管理者若能及早下定決策,則當決策顯示錯誤的跡象時,他才有時間採行補救或善後措施。一旦管理者將決策拖延到限期屆滿時才予以制定,那麼不出錯則已,一出錯將永遠無法挽回!

七、提供幾項常用的時間管理秘方:

1)練習心像技術;凡事先在心裏預演一遍,等到真正操作時就會「水到渠成」,節省許多時間。

2)起床就先列出行動清單與每日計畫。

3)專注將會產生湧流經驗(flow experience)。

4)資料與知識管理(隨身攜帶卡片、筆記PDA),減少重複犯錯之機會,節省回想的時間。

5)工作時保持平穩速度。

6)凡事注重輕重緩急,緊急而重要者先做。

7)避免不切實際的時間估計,寧多勿少,多出來的時間可另外利用。

8)同時處理同類事務。

9)記住物品置放之場所,並養成好習慣「物歸原位」,避免浪費時間在找東西上。

10)設定時限,有效規劃。

11)絕對避免拖延、猶豫,「今日事、今日畢」。

12)選擇刻意忽略,切勿「吹毛求疵(太細微的部分)」。

13)要有「斷路控制設施與躲避計畫」,以逃避一些不速之客與偶發事件之干擾,如:電話、網路聊天系統。

14)保持桌面井然清潔,每天與定期大掃除,去蕪存菁。

15)檢視習慣,挑戰違反時間效能之習慣。

16)適時拒絕,避免成為時間黑洞的犧牲者。

17)著手去做,因為通常遇到難題,如果透過仔細思考可以想透的化即要思考過後再做決定,如不是只是單純心理作用,那我們就不要浪費時間在想要怎樣去做,其實就放手去做。

18)立即去做,部要用紀錄的方式,馬上去做.交代事項馬上完成,學生老師交代作業,不論繳交時間都馬上完成(不用找大量資料的作業),如此也可以算是減少時間的開銷。

19)徹底解決,不要做一部分,事情可以依次解決最好依次解決,拖越久會越想拖下去,而造成延遲。

20)不做不白的事,確實明瞭所交負的任務,不要再不清楚工作內容上的作業時,就先著手去做如此只會浪費時間去修改。

21)拜訪朋友時要先確定其是否在家,除了禮貌之外,這樣才不會浪費時間,假使不在家不就白跑一趟了。

22)有效分工,可以把工作專業化一點,也可減少摸索的時間。

八、有效利用零散的時間:

1)交通:每天通勤時間,在車上不妨可以做一些小事。例如:學習第二語言(背英文單字、聽力的學習)、看一些相關作業(公司報表、學校作業字數不多的業務)、或是聽工商廣播接觸新的商情,也可以在計劃與策劃一天的行程與工作內容。

2)午餐時間:主管部署、老師學生可以一起吃飯、喝茶聯絡感情,建立關係,互相交流。

3)休息時間(喝茶休息時間):早上、下午各有休息的時間或是學生有的下課時間,假使不疲倦可以用來做一些小事,如背單字、寫信、打電話等等。

4)等車時間:可以看一些口袋書,或是去思考一些需要長時間思考的問題,先有初步的想法架構,對於細項在利用等待的時間各各擊破。

5)其他:像是上廁所、等人也都可以看些閒書做到休閒娛樂,不要讓所有的時間都圍繞在工作、學業上,這樣容易讓自己情緒緊張反而無法事半功倍。

九、時間管理格言

(一)「要將你的百分之一百的時間,用於關鍵問題的處理。」羅勃˙湯森

(二)「光繁忙是部夠的。問題在於:我們到底在忙些什麼?」 亨利˙大衛˙梭羅

(三)「任何值得做的事情,都值得作妥它。」菲立浦˙多馬˙史丹侯普

(四)「選擇時間及是節省時間。」法朗西斯˙培根

(五)「遲到好過不到。」拉丁諺語

(六)「拖延是一種最具殺傷力的拒絕方式。」約翰˙皮爾斯

(七)「拖延是時間之賊。」愛德華˙楊

(八)「做任何正確事情的時間,都是正確的時間。」小馬丁˙路德˙金恩

(九)「“某一天”並非每星期中的一天。」

(十)「有效的管理者生活在現在,但卻將眼光集中在未來。」詹姆斯˙黑斯

(十一)「昨天是一張已被註銷的支票。明天是一張尚未到期的本票。今天則是隨時可運用的現金。請善用它!」

(十二)「“做正確的事”要比“按正確的方法做事”更重要。」彼得˙杜拉克

(十三)「先處理重要的事,後處理緊迫的事。」葉列克˙麥肯如

(十四)「一個今天等於兩個明天那樣值得珍惜。」邊哲明˙富蘭克林

(十五)「我們沒有可能留住今天,但我們卻有可能不糟蹋今天。」

最後修改日期: 2009 年 3 月 2 日

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