線上公文【創簽】的實際經驗分享
宜蘭縣立復興國中 陳信宏老師

上一篇分享給大家從收文到送歸檔處理的所有經過的流程,這一篇再寫創稿 / 創簽的所有經過的流程。使用步驟如下:

1. 調出前輩以前留下來的舊檔案先在 WORD 上作業,修改成正確日期,因為通常學校活動都是循環舉辦的,每年都一樣,不過也是要看一下內容,等確定內容完成,存檔在自己的電腦硬碟 [ 這樣做方便交接以及備份,自己買一顆行動硬碟備份資料,也方便以後接手的人參考,等於存 2 個地方 ( 本機電腦和線上公文 ) 。 ]

2. 員工業務網登入

3. 選「業務處理」

4. 選「新版公文系統」

5. 進入線上公文畫面。

6. 點按「承辦作業」

7. 點按「公文製作 / 查詢」

8. 點按「創簽 / 創稿」

9. 點按第一個「簽」,再按「確定」。 ( 目前 [ 簽 ] 只能走紙本流程 )

10. 輸入「日期」、「速別」、「主旨」、「說明」、「陳第層決行」、「案次號」、敬會各單位。 ( 這邊可以利用複製、貼上的功能,將 WORD 檔案的文字貼到線上公文系統來 )

11. 輸入「日期」的畫面。

12. 輸入「速別」的畫面。

13. 輸入「主旨」、「說明」的畫面 ( 利用複製、貼上的功能)。

14. 完成的畫面

15. 輸入「案次號」的畫面

16. 完成「案次號」的畫面。

17. 附加檔案,按下「上載附件」,選擇附加檔案。

18. 選擇電子檔案

19. 到自己電腦找要附加上去的電子檔案。

20. 完成附加檔案的畫面

21. 在左上角會出現稿的附件

22. 按下「登錄取號」的畫面

23. 會出現此份公文是紙本簽核 ( 因為目前簽呈是校內,所以只有紙本 )

24. 按下「公文列印」將簽呈及附加檔案都印出來。

25. 會有預覽列印的選項

26. 按下「開啟舊檔」

27. 按下左上角「印表機」圖示。

28. 回到「公文製作 / 查詢」的畫面,有多一個用綠色表示「紙」的公文。

29. 在「待辦清單」中也會多一個,提醒自己這個尚未結案。

30. 等紙本呈送給上層長官結束,回到自己時,按下「自存」,表示簽呈自留,「待辦清單的公文也會消失,表示完成」。

31. 若要送回收發文處 ( 文書組 ) ,就按下「發文 / 轉檔取號」

32. 等紙本呈送給上層長官結束,回到自己時,按下「送歸檔」,將簽呈給文書組留存,「待辦清單的公文也會消失,表示完成」。

33. 再回到原本自己電腦硬碟內的電子檔將原本檔名後面改成_ 已經線上自存 ,方便自己了解是否已經完成線上簽呈,也等於存 2 個地方,方便交接及以後接手的人參考。