共用 Google 日曆在學校行事曆上的編輯運用

每年寒暑假期間,甚至寒暑假以前,各校兼職行政同仁 (尤其是各處室主任),都必須花很多時間處理下個學期的行事曆,尤其是負責彙整的同仁,除了花時間催促同仁給資料,更必須花大筆時間在文書作業上,接下來課發會討論及修改,往往搞得彙整的同仁人仰馬翻,常常到了開學校務會議,資料發下去還會發現有問題,那就真的很麻煩。

其實本縣教師都有 gmail,在 Google 服務中有 "日曆" 功能可以用,只要把學校行事曆以 "日曆" 功能開出來,然後公開給各處室、各組,大家依照相同的格式在同一個日曆上填記,課發會上只要透過單槍,大家一起來討論、修正,負責同仁就能很輕鬆完成,最後把日曆內容印出來,或者是複製到文書處理再處理,都會比較省時使力。

注意使用 Google 日曆時,如果瀏覽器為 IE,請更新到 IE8,因為 Google 日曆不支援 IE6 (只能唯讀)

使用 Google 服務請由 EIP 進入,點選 "個人助理" 中的 "教師Tmail" (以前叫做 教師Gmail),進入 Gmail 後點選左上角的 "日曆"

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[@more@]每個人都有一個自己的日曆,可以把自己的日曆共用出來,也可以新增日曆再共用,按 "我的日曆" 下方的 "新增"

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輸入日曆名稱,按 "建立日曆" 即可

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回到日曆,因為學校行事曆是以 "日" 為單位,不用細到 "小時",所以點右方的 "月" 切換模式

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上面的 "左右鍵圖示" 可換月份

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在要編輯的日期上點一下,出現對話框,輸入事項,記得日曆要選一下,以免錯誤,接著按 "建立活動"

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換一天重複相同的動作

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如果事情跨日,用滑鼠框起來再輸入

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輸入完自動會出現跨日狀態

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如果切回 "週" 的模式,會看到輸入的事項都出現在每天的最上方

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如果想要讓自己一進日曆就以 "月" 的模式呈現,可以進右上角 "設定" 裏的 "日曆設定"

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裏面有很多設定的地方 (部分下面會說)

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我們只要把 "預設檢視" 設為 "月" 即可 (記得最好請所有要共用日曆的同仁都設定,以免新手出問題)

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按上方 "日曆" 看到所有日曆,在要共用的日曆上按 "共用此日曆"

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日曆是可以公開的,看需要設定,學校內最重要是跟特定人士共用,輸入同事的 "教師 gmail" 帳號 (可以向人事查詢,教師的 gmail 帳號就是 EIP 帳號加上 @tmail.ilc.edu.tw),"權限設定" 至少要有 "變更活動" 的功能,如果要層層負責,給各處室主任 "進行變更並管理共用" 權限會比較簡單 (其實每個人都給他這個功能也可以,反正學校要打資料的人就那幾個),打好按 "新增人士"

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新增的同仁會出現在下方,可以繼續新增,最後記得按 "儲存",如果有錯誤,可以用右方的垃圾桶刪除

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當同仁登入他的 "教師 Gmail",會收到一封通知信

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不看也罷,因為是英文的 (所以最好一一當面通知同仁)

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進入日曆,點選共用的日曆,可以看到所有人輸入的事項

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每一個人都可以編輯

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如果要標示特定時間,可以切回 "週" 或 "天",用滑鼠框選時段輸入

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用特定時間編輯的結果會不同

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每一個事項的詳細內容都可以點進去看

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當然每個人都可以 "刪除" (要小心,公開的行事曆不要任意亂改)

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也可以重新編輯

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所有的事項都可以改,甚至連 "擁有者" 都可以改 (在更多動作中)

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改完呈現新的結果,所有人都會看到,課發會時可以用拖拉的方式直接變更日期,內容有修正都可以編輯,最後列印出來

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預覽的結果就是如此,其實並不好看,可以直接列印,也可以 "另存新檔" 轉 PDF

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檔名會直接用該頁的時間區間表示

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如果要在網路上呈現,回到設定,點選該日曆

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向下捲動

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會看到 "嵌入此日曆" 的項目,這裏還有 "自訂" 項目

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很多東西都可以自訂,至於如何貼到學校網站,不難,請自行研究

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"Google 日曆" 其實在列印、另存上並不好用,老爹建議會議確定整個行事曆以後,還是要一條一條複製回到文書處理或試算表,重新編排校務會議需要的樣式,不過嵌入到學校網站的做法其實是不錯的,可以取代目前 EIP 上的行事曆。