寒假期間有機會協助縣內某個活動的報名部分，主辦單位希望參與者報名之後，可以收到一封電子郵件確認信。雖然報名第一想到的是Google表單，但怎麼讓報名者可以收到確認信呢？還好有Google表單的外掛程式 Simply Send 讓我順利完成。別看外掛程式名字是那麼 Simply，除了寄信之外，還提供更多的功能：在確認信中附加PDF檔案，檔案中包含
1.每位參與者表單填寫的資料
2.與活動相關更詳細的圖文說明（這個真的很棒）
運用外掛程式 Simply Send的報名流程其實很簡單，功能卻非常實用，誰不希望上網報名某個活動後，可以留一份存底資料呢。以往Google表單做不到的，現在做給你～
這運作的背後 – Google GAFE 服務，讓自己很真實的感受到雲端的便利，及互聯網概念下資料在不同程式服務之間的傳遞與互動、添加內容並創造更好的成果。
這個報名流程，你會接觸到這幾個GAFE服務
1.Google表單：設計報名表給參與者填寫
2.Google試算表：收集與統計報名資料
3.Google文件：編輯給報名者更詳細完整的活動說明
4.Google雲端硬碟：自動產生、儲存每位報名者的PDF文件
整個運作流程，這裡提供一個「XX國小校慶活動學校與社區馬拉松報名」Google表單，你可以瀏覽一下，對照下面的操作步驟可以更瞭解如何使用。你填寫報名表之後，會收到一封確認信與PDF檔案。
操作步驟是：
1.自己先建立好一個Google表單，表單中一定要有填電子郵件的項目，這樣才知道要寄到哪裡。
2.安裝Google表單的外掛程式 Simply Send
3.點選外掛程式（上方的拼圖圖案），選擇Simply Send
▲ 選擇 Configure
▲ 右下方出現設定視窗，因頁面有點長，截圖成兩個畫面
1.選到On，當每次有人填寫表單，就啟動自動寄信通知功能
2.寄信的依據，打勾然後選擇（電子郵件）
3.信件的主旨，除了自行輸入之外，還可以加入表單填寫的內容。例如我設定的是主旨後還加上報名者姓名。
4.右圖，自動寄信的信件內容。可以加入個別化的資料，取得資料的方式為用<<>>將問題前後包起來。例如在表單中有一題題目是「姓名」，這裡就可以用<<姓名>>方式取得回應的內容。
5.下方Attach merged document打勾，並點選Configure，開啟夾附檔的功能設定。
▲ 跳出的視窗是設定郵件附檔
1.先按下方的Setup，外掛程式會產生右圖上方的資料夾（存放在雲端硬碟中）與Google文件範本。
2.附檔檔案的標題，一樣可以自訂，例子是「馬拉松報名表-」並加上表單回應的姓名，這樣就可以區分出每位報名者的檔案。
3.附檔檔案的格式，選擇PDF，不希望讓人更改。要選擇Google文件格式也可以。
4.現在就點選上方的文件範本，進行編輯。
▲ 文件範本原樣如左圖，非常簡單。將填表時間、表單的每個回應內容依序列出。
1.只要知道表單回應的內容是如何呈現，我們就可以自行編輯這份文件範本。
2.例如右圖，加上標題、照片影像、回應設計成表格，以及加上注意事項，有地圖與集合時間等說明。
3.外掛程式會將這個範本文件轉成PDF檔。
都完成設定後，就可以關閉與儲存Save了。
▲來測試看看吧，填寫這份Google表單「XX國小校慶活動學校與社區馬拉松報名」，記得電子郵件也填上正確的。
▲ 表單送出後，2分鐘左右，你的電子郵件就會收到這樣的一封信。信件主旨、信件內容與一個PDF檔，主旨與檔名都加上你的姓名，寄件者就是表單的設計者。特別將Simply Send設定的畫面與收到的信對應起來。
▲ 若你是表單的設計者，Google試算表當然會看到所有表單回應內容。
▲ 另外在Google雲端硬碟由外掛程式自動產生的資料夾，也會有每位報名者的資料PDF檔案。範本也在同個位置，可以隨時讓你再編輯修改。
正如 GEG 桃園的 Leader 嘉慶老師說的，為什麼喜愛用Google與GAFE，因為做一件事有三件事的效益！有別以往資料存放在自己電腦中，若要做到上述相同的功能，首先要問的是，資料可以在不同程式之間轉換與整合嗎？Word、Excel、PDF程式之間有沒有對應連結的接口？如果沒有，就必須自己寫程式與架伺服器了，而這些工作都已經要專業程式設計師才有辦法。
現在Google提供的GAFE，架構基礎是雲端環境，已經不用學習架設伺服器就能有網路化的使用環境。每個服務都有許多API，帶來整合的可行性，提供資料在不同服務之間傳送。過去我們已有使用個別程式的能力，現在可以進一步，開始在雲端中思考該怎麼整合資料。以前做不到的，現在或許已經可以了，未來更需要的是對事物的想像力！
